第一章 总 则
第一条 为规范学校物资采购行为，提高资金使用效益，维护学校利益，根据《长春光华学院物资采购管理办法（2024年修订）》，结合学校实际，制定本细则。
第二条 本细则适用于学校各单位（部门）使用纳入学校预算管理的各类资金开展的物资采购活动。
第二章 招标采购
第三条 适用范围
经各单位（部门）申请，校长、董事长审批通过后的项目预算和申请金额在10万元（不含）以上的采购项目。
第四条 招标方式
（一）公开招标：以招标公告的方式接受所有潜在的不特定的供应商参加投标的采购方式。
（二）邀请招标：从符合资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。
（三）竞争性谈判：竞争性谈判是指物资采购领导小组办公室与符合资格条件的供应商就物资采购事项进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的项目，可以采用竞争性谈判方式采购：
1.在规定的时间内无供应商投标或没有合格供应商投标，或重新招标仍未能成立的；
2.技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体指标要求的；
3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
4.不能事先计算出价格总额的。
（四）单一来源采购：单一来源采购是指从某一特定供应商处采购所需物资的方式。符合下列情形之一的，可以釆取单一来源的方式实施采购：
1.只能从唯一供应商处采购的；
2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;
3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购。
（五）竞争性磋商：竞争性磋商是指物资采购领导小组办公室与符合条件的供应商就物资采购事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价，确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的项目，可以采用竞争性磋商方式采购：
1.购买服务项目；
2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；
3.因艺术品采购、专利、专有技术或服务时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；
4.市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目。
（六）询价采购：询价采购是指物资采购领导小组办公室向符合资格条件的供应商发出采购物资询价通知书，要求供应商一次报出不得更改价格，确定成交供应商的采购方式。采购的物资规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目，可采用询价方式采购。
第五条 招标采购工作程序
（一）公开招标采购程序
1.申购单位（部门）书面提出申请，明确所需物资的要求和条件。报主管校领导、校长、董事长逐级审批；
2.董事长审批通过后，由学校物资采购领导小组办公室在学校官网发布招标信息公告，招标信息公告发布时间不少于7日；
3.接受供应商报名并进行资格预审；
4.编制招标文件，经申购单位（部门）确认后发给资格预审合格的供应商(从发招标文件截止日到开标日不少于3日);
5.根据需要对招标文件进行答疑、澄清、修改等；
6.组建评标委员会；
7.组织评标委员会评标和定标；
9.中标结果公示无异议的，向中标人发出中标通知书；
10.签订和审批合同；
11.参加采购项目验收；
12.资料整理与归档保存。
（二）邀请招标采购程序
1.申购单位（部门）书面提出申请，提出所需物资的要求和条件。报主管校领导、校长、董事长逐级审批；
2.董事长审批同意采购后，由学校物资采购领导小组办公室在学校官网发布招标信息公告，招标信息公告发布时间不少于7日；
3.对于有意投标的供应商少于3家的情况，物资采购领导小组办公室从实地调研中找出符合资格条件的供应商，以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式；
4.编制招标文件，经申购单位（部门）确认后发给资格预审合格的供应商(从发招标文件截止日到开标日不少于3日);
5.根据需要对招标文件进行答疑、澄清、修改等；
6.组建评标委员会；
7.组织评标委员会评标和定标；
8.评标委员会后3个工作日内公示中标结果，公示期不少于3日；
9.中标结果公示无异议的，向中标人发出中标通知书；
10.签订和审批合同；
11.参加采购项目验收；
12.资料整理与归档保存。
（三）特殊情况处理
1.招标出现资格预审合格的潜在投标商不足3个或开标前实际参加投标商不足3个的应重新征集，重新征集后仍不足3个，物资采购领导小组办公室请示采购工作领导小组组长根据项目实际情况决定是否继续采购程序或采用其它方式采购。
2.招标出现下列情形之一，应终止招标：
（1）出现影响招标公正的违法、违规行为；
（2）投标人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付；
（3）因重大变故，招标采购任务取消；
（4）其他影响招标正常进行的情形。
终止招标后，物资采购领导小组办公室负责将终止招标的理由通知所有投标人。
第六条 投标人的条件和要求
（一）投标人应当具备承担招标项目的能力。
（二）投标人必须是在工商行政管理局注册登记的企业或组织，参加投标的产品必须是成熟的产品，未经市场验证的新产品、试制品不能参加投标。
（三）投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应。投标人参与投标应提供下列材料：
1.营业执照复印件；
2.法人身份证复印件；
3.法人授权书；
4.软件提供软件著作权证书；
5.财务审计报告；
6.非自有产品提供代理授权书；
7.产品详细功能参数；
8.成功案例；
9.培训及售后服务承诺；
10.报价清单。
第七条 招标采购评价方法
学校招标采购可采用最低评标价法、综合评分法。
（一）最低评标价法是指：投标文件满足招标文件全部实质性要求且投标报价最低的供应商为中标候选人的评标方法。
（二）综合评分法是指：投标文件满足招标文件全部实质性要求且按照评审因素的量化指标评审得分最高的供应商为中标候选人的评标方法。采用综合评分法的，评审标准中的分值设置应当与评审因素中的量化指标相对应。招标文件中没有规定的评标标准不得作为评审的依据。
第八条 评标委员会人员组成及评标程序
招标采购项目的评审由采购领导小组人员基础上增加校领导、申购单位（部门）负责人、申购单位（部门）项目负责人、校内外专家组成评标委员会，评标委员会主要评标程序如下：
（一）申购单位（部门）项目负责人介绍招标项目相关情况；
（二）组长依照招标文件宣布本项目的评标定标办法；
（三）评标委员会对投标文件进行评审；
（四）根据项目需要，要求投标单位代表进场介绍应标情况，接受评标委员会质询；
（五）根据招标文件上的评标办法，评标委员会成员对投标人进行独立评分；
（六）统计评分情况，推荐中标候选人，编写评审报告。
第九条 评审报告的编写
评审完成后，由评标委员会编写评审报告。评审报告的内容主要包括：
（一）项目名称、项目编号；
（二）评审日期和地点；
（三）评审专家名单；
（四）评审过程、结果及中标候选人；
（五）评审委员会人员签名。
评标委员会成员对评审报告有异议的，评标委员会按照少数服从多数的原则推荐成交候选人，采购程序继续进行。对评审报告有异议的评标委员会成员应当在报告上签署不同意见并说明理由，拒绝在报告上签字又不书面说明其不同意见和理由的，视为同意评审报告。
第十条 中标结果公示
评标结束后，物资采购领导小组办公室将中标结果发布到学校网站招标公告栏目进行公示，公示期为3个工作日。公示期结束后，如没有收到任何异议，或异议已得到妥善处理，物资采购领导小组办公室可与中标单位签订有关合同。
第十一条 合同签订
凡学校招标采购项目，必须严格按照招标采购结果签订书面合同，以明确权利和义务；合同所涉及的相关单位均应依照合同的约定履行合同。
（一）评标委员会确定中标单位后，物资采购领导小组办公室应在十个工作日内起草合同书，与中标单位签订有关合同；
（二）签订合同时可以参照不同类别的合同示范文本，但合同中应当包括：项目主体(数量及参数标准)、价款和支付办法、质量承诺和售后服务、履行期限和方式、审计条款约定、违约责任、解决争议的方法等条款。投标人的各种承诺应进入合同或作为附件与合同具有同等效力；
（三）如申购单位（部门）确实根据实际需求要对采购文件确定的合同文本以及采购标的、规格型号、采购金额、采购数量、技术和服务要求等实质性内容的进行变更。须由申购单位（部门）提出书面申请，经主管校领导、校长、董事长审批通过后签署采购合同补充协议。
（四）采购合同、合同补充协议的内容要征求申购单位（部门）意见，要经申购单位主管领导、学校法律顾问审阅无误后签订。
（五）凡属学校招标的采购项目均由物资采购领导小组办公室负责人同中标单位签订采购合同书。申购部门需要合同资料的，可给予复印件。
第十二条 验收付款
（一）项目安装、调试、试运行后，由申购单位（部门）、资产设备处、供应商、督查处按照《长春光华学院仪器设备验收管理办法（2024年修订）》（长春光华校字〔2024〕89号）进行验收工作；
（二）项目结算时，由中标单位提供正式发票办理结算手续，由资产设备处办理入账手续，由财务处办理财务结算。
第十三条 招标纪律
（一）严禁招标活动中拒绝监督，或招标采取走过场，明招暗送，泄露标底的行为；
（二）严禁与投标者相互串通，阻扰、排挤其他投标者公平竞争或干扰招标活动，使招标不能正常进行的或故意损害学校利益的行为；
（三）招标过程中严禁接受投标单位的宴请、娱乐和旅游等消费，严禁接受投标单位的回扣等行为；
（四）严禁将必须进行招标的有关项目化整为零或者以其他方式规避招标的行为；
（五）其他违纪违规的行为。
凡违反上述规定的人员，学校将视问题的性质和情节给予批评教育、纪律处分；情节严重的解除劳动合同，并将依照有关法律规定，追究相关人员的责任。
第三章 零散采购
第十四条 适用范围
经各单位（部门）申请，校长、董事长（采购金额3000元以上须董事长批准）审批通过后的项目预算单项或批量金额在10万元（含）以下的采购项目。
第十五条 组织架构与职责
零散采购实行立项制管理，每个申请单的采购任务算作一个独立项目，由资产设备处作为物资采购领导小组办公室的零散采购执行机构，全面负责实施物资零散采购具体工作，其主要职责为：
（一）资产设备处处长的主要职责：
1.负责调研并决定谈判采购的供应商名单；
2.决定零散采购项目的采购形式；
3.对采购过程和方案提出优化意见和建议，定期向物资采购领导小组办公室汇报。
（二）资产设备处采购科科长的主要职责：
1.对采购程序、产品质量、价格进行把控和监督；
2.对采购的物资进行验收；
3.对于申购单位（部门）提出的问题进行反馈；
4.建立年度零散采购台账；
5.负责年度零散采购台账档案的整理、保管。
（三）资产设备处采购科库管员的主要职责：
1.对物资的出入库进行管理；
2.建立出入库台账；
3.负责仓库安全。
第十六条 采购方式
零散采购方式包含竞争性谈判、询价采购、单一来源采购、电商平台采购等。
（一）竞争性谈判是指资产设备处与符合资格条件的供应商就采购货物和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判要求提交说明材料和最后报价，资产设备处从成交候选人中确定成交供应商的采购方式(适用于具有长期性且间断性持续发生的采购物品，如：办公用品、后勤维护维修用品、打印复印机、办公电脑、办公家具、印刷品等);
（二）询价采购是指资产设备处向符合资格条件的供应商发出采购货物询价单，要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人从询价候选人中确定成交供应商的采购方式(适用于体育器材、体育用品、纪念品、生活用品、奖品、消防安防器材等);
（三）单一来源采购是指向唯一供应商进行采购的方式(适用于所购商品的来源渠道单一，或属专利、首次制造、合同追加、原有采购项目的后续扩充和发生了不可预见的紧急情况不能从其它供应商处采购等情况);
（四）电商平台采购是指通过网络电子商务平台确定采购物品(适用于采购的物品实体经营店较少、对售后服务要求较低、同等质量和服务下电子平台价格更低的物品)。
第十七条 采购程序及特殊情况处理
（一）采购程序
1.申购单位（部门）将校长、董事长（采购金额3000元以上须董事长批准）审批通过后的书面申请单提前一至两周送至资产设备处采购科；
2.采购科接到书面申请单后立项论证，调研用何种采购方式进行采购，形成立项采购报告单，提交资产设备处处长监督审批后，报送至资产设备处主管校领导审批通过后，采购人员按照学校采购规定要求执行；
3.物资采购回校后在采购科人员对采购物资验收核对无误后，由库管员入库，不符合要求的重新换购，并根据零散采购情况记录年度零散采购台账；
4.库管员联系申购单位（部门）项目负责人验货提货。
（二）特殊情况处理
1.如使用单位急需采购物资又非年度预算中采购项目的情况下，申购部门应提交书面申请，经使用单位（部门）负责人、主管校领导、校长、董事长（采购金额3000元以上须董事长批准）审批通过后，送至资产设备处主管校领导处申请安排资产设备处执行采购）；
2.采购技术含量较高的物资时(例如体育类、艺术类、电气电子类等专业性较强或对物品使用要求较高的物资)申购部门须指派专业人士随同资产设备处采购科人员共同采购；
3.涉及校内外学生活动的零散物资采购物品或服装、道具租赁等，组织者可申请自行采购或租赁，价格不高于市场价格标准，活动结束后形成采购/租赁明细表由资产设备处审核后到财务处报销。
第十八条 接收与验收
（一）采购的物资到货经采购科验收合格后，由库管员办理物资入库手续，之后通知申购单位（部门）领取，申购单位（部门）指派接收人进行接收；
（二）使用单位现场清点物品数量，确认物品品牌和型号无误后在出库确认单上签字领走物品。如货品规格、型号、质量存在问题，申购单位（部门）应在现场向库管员说明情况，对于确有问题的物品，采购科联系商家进行调换，调换后仍有问题的进行退货处理，重新组织采购；
（三）教学、科研、办公仪器设备（含软件、家具）由申购单位（部门）、资产设备处、供应商、督查处按照《长春光华学院仪器设备验收管理办法（2024年修订）》（长春光华校字〔2024〕89 号）进行验收。
第十九条 采购纪律
（一）采购人员严禁将口头告知作为采购依据；
（二）采购人员严禁接受供应商的回扣、宴请或礼品；
（三）采购人员严禁采购低质高价物品，严禁以牺牲产品质量或性能为代价谋取不正当利益；
（四）学校零散采购工作接受学校全体教职工监督，严禁不按采购方式和采购程序采购，严禁暗箱操作。对发现的问题应立即向督查处反映。
第四章 附 则
第二十条 本办法自发布之日起施行，由学校物资采购领导小组办公室负责解释，未尽事宜执行国家相关规定。《长春光华学院招标采购工作实施办法》（长春光华校字〔2018〕104号）、《长春光华学院零散物资采购工作实施办法》（长春光华校字〔2018〕105号）、《长春光华学院物资采购管理办法实施细则（试行）》（长春光华校字〔2023〕157号）同时废止。学校此前有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
