第一章 总 则
第一条 为规范学校物资采购行为，提高资金使用效益，维护学校利益，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《政府采购非招标采购方式管理办法》等法律法规、政策规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称物资是指用于教学、科研、行政的仪器设备(含软件、家具)、材料、低值品、易耗品等。凡学校各单位（部门）使用学校资金，用于教学、科研、行政等用途所进行的物资采购均适用本管理办法。
第三条 本办法所称采购，是指以合同方式有偿取得物资的行为，包括购买、租赁、委托、雇佣等。
第四条 物资采购工作遵循以下原则：
（一）依法依规原则，即采购活动必须严格遵守各项法律、法规、规章和规范性文件的要求；
（二）市场竞争原则，即采购活动必须遵循公开、公平、公正和诚信的原则；
（三）廉洁高效原则，即所有采购参与者必须廉洁奉公、务实高效。
第五条 学校物资采购项目应同时具备以下条件后，方可实施：
（一）采购计划已获批准；
（二）采购项目的预算经费已落实；
（三）项目申购单位（部门）具体项目负责人员已确定；
（四）按规定履行项目论证、审核、审批的相关手续已完备。
第二章 组织机构及管理职责
第六条 学校成立采购工作领导小组（以下简称采购领导小组），负责统一领导和协调学校物资采购工作。采购工作按照“统一领导、归口管理、依法采购”的原则，建立立项申请、预算审批、归口审核、采购组织、合同签订、履约验收、全程监督的管理体系。
第七条 采购领导小组由分管学校资产管理、采购工作的校领导担任组长，成员由资产设备处、财务处、督查处部门负责人组成。采购领导小组议事和决策主要形式为采购领导小组会议。采购领导小组会议由组长召集并主持，参加人员为采购领导小组成员。其他校领导、申购单位（部门）项目负责人、外请专家等相关人员视议题情况参加会议。
采购领导小组的主要职责：
（一）审议学校物资采购管理制度，并监督执行；
（二）审议学校物资采购计划和采购预算；
（三）指导开展物资采购活动；
（四）审议其他与物资采购相关的工作。
第八条 采购领导小组下设办公室，负责学校物资采购活动的组织实施。采购领导小组办公室设在资产设备处，主任由资产设备处处长兼任。成员由财务处、督查处等部门负责人及申购单位（部门）项目负责人员组成。
采购领导小组办公室的主要职责：
（一）资产设备处的主要职责：
1.负责召集采购工作领导小组会议；
2.协助采购单位编制采购文件；
3.负责拟订采购领导小组办公室工作方案；
4.组织协调各有关单位（部门）参与采购活动；
5.向采购领导小组办公室提交采购资源信息；
6.落实决议，整体推进工作进度，保证按期完成物资采购工作任务；
7.参与或组织相关验收工作；
8.对采购项目中属于固定资产的内容进行登记入账；
9.接受对学校物资采购项目的咨询、质疑，并按规定进行澄清、答疑、回复。
（二）财务处的主要职责：
1.负责编制年度采购预算计划；
2.负责审定采购资金金额及是否在年度预算内；
3.负责采购项目验收后付款结算。
（三）督查处的主要职责：
1.监督采购领导小组办公室依据国家法规和学校制度正确实施工作程序；
2.监督采购领导小组办公室成员正确履行职责；
3.根据需要参与相关验收工作；
4.负责受理采购工作中的各类投诉，对违反国家法律法规和学校有关规定的行为进行查处。
（四）申购单位（部门）的主要职责是：
1.提出本单位（部门）采购项目预算、计划和申请；
2.根据采购项目的性质，做好采购项目的前期调研、论证、立项审批以及具体需求准备工作；
3.配合采购领导小组办公室完成采购工作；
4.选派人员（须包括项目负责人）参与采购项目的评审工作；
5.按照中标（或成交）供应商的采购文件和中标（成交）文件、书面承诺等依据审核采购合同条款内容。由申购单位（部门）负责人形成反馈意见，并报采购领导小组办公室；
6.合同签订后，申购单位（部门）作为合同执行主体，应对合同履约情况实施有效管控，确保合同全面有效履行；
7.按学校《长春光华学院仪器设备验收管理办法（2024年修订）》（长春光华校字〔2024〕89号）规定组织初步验收工作，合格后申请正式验收。
第三章 采购形式及组织
第九条 学校物资采购分为招标采购和零散采购两种形式。
（一）招标采购
招标采购是指经各单位（部门）申请，校长、董事长审批通过后的项目预算和申请金额在10万元（不含）以上的采购项目。招标采购由采购领导小组办公室按照本办法及学校相关规定组织实施。
（二）零散采购
零散采购是指经各单位（部门）申请，校长、董事长（采购金额3000元以上须董事长批准）审批通过后的项目预算单项或批量金额在10万元（含）以下的采购项目。学校零散采购由采购领导小组办公室按照本办法及学校相关规定组织实施。
第十条 学校任何单位和个人不得以化整为零或以其他方式规避学校招标采购和零散采购。
第四章 采购程序及方式
第十一条 物资采购项目实行预算管理。申购单位（部门）应根据学校资金安排与工作需要，合理制定年度采购计划，科学精准编制采购预算，汇总后报资产设备处，由资产设备处统一报财务处。
第十二条 物资采购项目实行审批管理。经校长、董事长审批通过年度预算的采购项目，项目申购单位（部门）应在采购活动开始前提交采购申请，经校长、董事长（采购金额3000元以上须董事长批准）审批通过后报采购领导小组办公室开展采购活动。
第十三条 根据采购项目金额按照招标采购、零散采购方式组织实施。
（一）招标采购项目可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、竞争性磋商、询价采购以及采购领导小组认定的其他采购方式。
（二）学校零散采购项目，由采购领导小组办公室按照相关规定执行。
第十四条 招标采购项目的采购资料，由采购领导小组办公室妥善保存并及时归档，不得伪造、变造、隐匿或者销毁；项目申购单位（部门）可根据实际工作需要，领取相关采购资料并妥善保存。
第五章 采购合同及验收
第十五条 采购项目需按照《长春光华学院合同管理办法（试行）》（长春光华校字〔2017〕14号）规定签订书面合同，按照平等、自愿的原则以合同方式约定采购双方当事人的权利和义务。
第十六条 采购合同内容必须符合国家法律法规和学校相关规定。采购合同应以采购文件和中标（成交）文件、书面承诺等为依据，不得对采购结果进行实质性修改。
第十七条 如申购单位（部门）确实根据实际需求要对采购文件确定的合同文本以及采购标的、规格型号、采购金额、采购数量、技术和服务要求等实质性内容的进行变更。须由申购单位（部门）提出书面申请，经主管校领导、校长、董事长审批通过后签署采购合同补充协议。
第十八条 采购合同、采购合同补充协议的内容要经学校法律顾问审阅无误后签订。
第十九条 合同双方当事人应当诚信履约，不得违反法律法规规定或合同约定，擅自变更、中止或终止合同。
第二十条 采购项目履约验收按照《长春光华学院仪器设备验收管理办法（2024年修订）》（校字〔2024〕89号）进行验收工作，形成验收报告并妥善保存。
第二十一条 履约验收合格的项目，应当根据采购合同约定及时向供应商支付合同款项、退还履约保证金。履约验收不合格的项目，应当依法依规及时处理。
第六章 纪律与监督
第二十二条 学校物资采购工作主动接受财务处、督查处的监督，以及上级政府主管理部门的监督和检查。财务处负责对学校采购项目预算资金进行审核，并对预算执行进行监督；督查处负责对学校采购活动的组织与实施进行全过程监督和审查。
第二十三条 学校物资采购工作严格实行回避制度。在采购活动中，所有采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须主动申请回避；供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的，可以申请其回避。
第二十四条 采购项目评审工作和评审情况必须严格保密。除采购领导小组人员外，其他与评审工作无关的人员不得进入评审现场。评审现场人员负有保密责任。
第二十五条 学校任何单位和个人均有权对采购工作中的违纪、违规行为进行投诉和检举，相关单位应及时处理。
第二十六条 所有参与物资采购活动的工作人员均应严格遵守国家相关法律法规，严格按照规定的权限、程序开展工作，做到坚持原则、廉洁自律、保守秘密，主动接受监督，不得向供应商索要或者接受其给予的赠品、回扣或者与采购无关的其他商品、服务。
第二十七条 对参与采购的工作人员在采购工作中有违反本办法行为的，按相关规定执行；构成违纪的，根据相关党纪法规进行处理；情节严重构成犯罪的，移交司法机关处理。
第七章 附 则
第二十八条 本办法自发布之日起施行，由学校物资采购领导小组办公室负责解释，未尽事宜执行国家相关规定。《长春光华学院物资采购管理办法（试行）》（长春光华校字[2018]103号）、《长春光华学院物资采购管理办法（2023年修订）》（长春光华校字〔2023〕157号）同时废止。学校此前有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
