长春光华学院物资采购管理办法（试行）
为加强学校物资采购工作管理，规范物资采购流程与行为，保证采购质量，提高采购效率，维护学校利益，更好地服务于学校的教学、科研和行政等各项工作，依据《中华人民共和国采购法》、《中华人民共和国招投标法》及其他有关法律法规，结合我校实际情况，制定本办法。
第一章 总则
第一条 本办法所称物资是指用于教学、科研、行政的仪器设备（含家具）、材料、低值品、易耗品等。凡我校各单位、各部门使用学校资金，用于教学、科研、行政等用途所进行的物资采购适用本管理办法。
第二条 本办法所称采购是指由学校资金支付并有偿取得货物与服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。
第三条 学校资金来源包括：1.学校自筹经费； 2.政府部门下拨资金；3.捐赠经费； 4.其他来源的经费。
第四条 学校物资采购工作由学校资产设备处统一归口管理。
第五条 学校物资采购活动遵守国家相关政策、法规和学校有关规定，遵循公开、公正、公平、诚信、高性价比原则，要充分考虑资源的共享性，维护学校利益，提高办事效率，最大限度地发挥学校资产的使用效率。
第六条 学校物资采购分为大宗物资采购和零散物资采购两种，大宗采购采取公开招标、邀请招标方式采购;零散采购采取竞争性谈判、询价采购、单一来源采购、电商平台采购等多种方式。
第七条 在同一自然年内，招标采购过的物资再次采购时可通过续标的方式进行，续标采购物资的价格不得高于同一自然年内招标采购物资的价格。
第八条 学校物资采购实行项目制管理，每张经费申请单视为一个物资采购项目。物资采购项目超过一定额度的，适用《长春光华学院招标采购工作实施办法》。物资采购项目低于一定限额的，适用《长春光华学院零散物资采购工作实施办法》。
第九条 对于资产设备处无法准确跟进的零散采购物资，申购单位或部门结合本办法可申请自行组织采购，采购程序见《长春光华学院零散物资采购工作实施办法》
第十条 物资采购金额较大、有较大争议、项目中含有大型精密仪器设备的，需要重新组织专家进行论证，论证通过后才能进入采购程序。
第十一条 学校采购工作实行回避制度。在采购活动中，采购需求编制人员、审核人员、采购管理人员等与供应商有利害关系的，必须回避。
第二章 机构设置及职责
第十二条 学校成立物资招标采购领导小组和零散物资采购领导小组。物资招标采购领导小组组长由分管校领导担任，副组长由资产设备处处长担任，小组成员由资产设备处、财务处、纪检委、申报单位人员组成，设秘书一人。零散采购领导小组组长由分管资产设备处的校领导担任，副组长由资产设备处处长担任，小组成员由资产设备处、申报单位人员组成。
第十三条 资产设备处除了配合学校各单位、各部门完成物资采购任务之外，还应做好大型仪器设备购置前期论证、物资招标采购工作小组会议等的前期准备和组织工作，并做好会议记录和撰写会议纪要等工作。
第十四条 物资采购招标工作小组的职责：实施对物资招标采购工作的领导、决策，负责组织对学校大宗物资采购进行招标、评标、监督、意见反馈等工作。
第十五条 物资零散采购工作小组的职责：实施对零散物资采购工作的领导、决策，负责组织实施学校零散物资采购的市场调研、询价、谈判、采购、退换货、付款和数据分析与整理等工作。
第三章 采购计划与审批
第十六条 学校物资采购实行计划管理，未列入计划、未按程序申报、未按程序审批、经费支出渠道不明确、经费未落实的项目，资产设备处有权拒绝受理。
第十七条 学校各单位、各部门根据实际需要，应在每年12月底之前做好下一年的物资采购计划，实验室及大型仪器设备的采购需经学校相关职能部门论证审核，经校长、董事长批准后报资产设备处，资产设备处汇总各单位、各部门上报的采购计划，根据必要性、合理性、紧迫性的原则对各部门所申报拟购买的仪器设备进行合理的评估及排序，在预算的范围内，按轻重缓急的顺序进行仪器设备的采购。
第十八条 对未列入下一年度设备采购计划的物资，资产设备处一般不予受理。若遇特殊情况且急切需要采购的，必须经主管部门论证，校长、董事长签字同意，落实好经费后，由资产设备处负责执行。
第十九条 原则上采购计划不得调整或变更采购项目、技术指标、配置等，如遇特殊情况需要调整或变更的，必须由申报单位出具情况说明，经相关主管部门论证同意后，报资产设备处批准方可执行。
第二十条 仪器设备单价或同类总值在20万元及以上的，由购置单位填写《长春光华学院大型仪器设备购置论证报告》，经论证后，报校领导审批，通过后按《长春光华学院仪器设备采购招标管理办法》进行招标采购。
第四章 采购方式与程序
第二十一条 学校采购活动包括公开招标采购、邀请招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购、电商平台采购等多种方式。
第二十二条 仪器设备采购包括下列主要程序：
一、编制仪器设备年度采购计划；
二、论证、招标采购或零散采购；
三、订立及履行合同；
四、验收、结算和归档。
第二十三条 凡符合学校招标要求的物资采购必须采取招标的方式，详见《长春光华学院物资采购招标管理办法》。资产设备处具体负责招标前的前期准备工作，招投标工作小组及申购单位代表将根据参投标单位的报价、售后服务等指标决定物资的供货单位。
第二十四条 采用其他方式采购时，资产设备处将在市场调研、多方比较的基础上，由资产设备处与申购单位商讨后共同确定。
第二十五条 物资单价或同类总值符合零散采购的项目，遵循下列基本程序：
（一）申请购置单位填写“长春光华学院物资采购明细表”，附经费申请单后面，报资产设备处审批。
（二）资产设备处会同使用单位有关人员成立零散物资采购小组，零散物资采购小组成员进行调研、比价、谈判等活动（不少于3人）。
（三）零散物资采购小组综合考虑产品性价比、申购单位需求等因素，确定供应商，报主管领导批准执行。
第五章 物资验收与接收
第二十六条 大宗采购项目完成后，由使用单位、资产设备处、供货方、纪检委按程序组织验收。
第二十七条 零散采购的物资到货后，资产设备处通知使用单位，由库管员和申报采购单位负责现场清点数量，确认货品质量、品牌、型号，确认无误后在出库单上签字，签字即代表货品达到要求。
第二十八条 对于公用性较强的仪器设备，资产设备处需连同相关专家、用户单位、供货商和纪检委进行多方验收，并填写《长春光华学院仪器设备验收报告》。
第二十九条 验收时严格按合同条款或样品标准执行，验收合格后参与验收人员在《资产验收报告单》签字并存档备案，并办理固定资产入账。凡不符合验收标准的，资产设备处有权拒绝验收，采购申报项目负责人必须督促中标供应商进行改进或重新供货。
第三十条 资产设备处负责对学校各单位、各部门采购物资的发票进行审核，审核通过后加盖审核章。
第六章 采购合同
第三十一条 达到合同限额标准的采购项目必须签订书面的采购合同。申购单位对合同内容签字确认，并对合同具体条款负责。资产设备处对合同审核后代表学校签字，并加盖长春光华学院公章，任何个人及二级单位签字和盖章的均视为无效合同。
第三十二条 为确保采购双方的权利和义务，采购行为需签订合同（协议），合同（协议）的内容不得违反法律、法规和本办法的规定。
第三十三条 签订采购合同时，任何一方不得对采购文件的使用需求和技术要求进行实质性修改，不得变更成交确定的金额。
第三十四条 采购合同执行过程中，若发现任何有损学校利益的情况，项目实施归口管理部门应立即变更或终止合同；其中，属招标项目或有较大影响的项目，须提交学校物资招标或零散物资采购领导小组审议。
第三十五条 合同（协议）主要包括当事人的名称（姓名）、地址、联系电话、时间、设备明细（必须注明设备名称、性能指标、配置等）、质量保证、款项金额和付款方式、售后服务、履行期限和违约责任等。
第七章 采购责任
第三十六条 各单位、各部门不得将应进行招标采购的项目而不招标、化整为零或者以其他任何方式规避招标采购。
第三十七条 按规定必须依法进行招标采购的项目，使用单位违反本办法，与生产商、代理商、销售商、投标供应商等就投标价格、投标方案等内容进行实质性磋商的，学校将追究直接责任人责任。
第三十八条 发现在开标前、评标过程中及中标后，投标供应商之间串通投标的，提供虚假材料的，投标供应商的投标、评标、中标结果无效。
第八章 附 则
第三十九条 本办法自发布之日起执行。
第四十条 本办法由资产设备处负责解释。
